Processer, ordet som alla inom organisationsutveckling har koll på. Men hur ligger det till med processkartorna? Vet du hur du gör en processkarta som inte bara fungerar – utan som också inspirerar? Vi på RMT har några tips som vi hoppas ska göra dig motiverad att lägga lite extra krut på processkartan.

Varför ska du ha en processkarta?

Det är en sak att säga vad man ska göra, en annan sak att visa det. En bra grafisk beskrivning av vilka processer som leder fram till slutmålet istället för en muntlig eller skriftlig förklaring gör arbetsflödet enklare att förstå. Med processkartan blir det dessutom överskådligt för alla medarbetare. 

Processkartläggning ökar effektivitet och samarbete

Till att börja med bör du och ditt team göra en processkartläggning. Under kartläggningen går ni igenom vad alla gör och hur arbetet hänger ihop till ett slutresultat. Börja med att reda ut vilka processer som finns och vem/vilka som ansvarar för dem. När alla förstår vem som gör vad från början till slut blir helhetstänket större. Processkartan som ni därefter kan skapa gör det enklare att effektivisera eftersom man med den överskådliga bilden lättare ser varför man gör det man gör. När medarbetarna ser hela syftet med sitt arbete i ett större perspektiv och samtidigt alla andras arbeten ökar samarbetet och effektiviteten. 

Det bästa sättet att hitta flaskhalsar och problem

Under processkartläggningen är det inte ovanligt att förbättringsmöjligheter dyker upp direkt. Om det inte gör det har ni stora chanser att kunna förbättra verksamheten genom att studera processkartan. Analysera hur ni skulle kunna effektivisera, förenkla och undvika dubbelarbete i respektive arbetsmoment. 

Hur blir processkartan inspirerande?

Hemligheten bakom en inspirerande processkarta är att göra en tydlig sådan där alla processteg finns med. De flesta av oss känner nämligen motivation av att se resultat. När alla tydligt ser vad deras hårda arbete faktiskt resulterar i blir det lättare att känna meningen med jobbet. Det är precis detta som processkartan ska stå som symbol för. Den behöver med andra ord bara vara tydlig och strukturerad för att inspirera era medarbetare.  

Dokumentation under processkartläggningen

Det är viktigt att vara noggrann med dokumentation under utvecklingsarbetet med processerna. Ett bra dokumenthanteringssystem hjälper er att få full spårbarhet och ökar dessutom kommunikationen mellan medarbetare. RMT+ är ett dokumenthanteringssystem som erbjuder möjligheten att skapa processkartor i Visio eller PowerPoint för att sedan koppla de till systemet och användarna. Du kan läsa mer om vårt dokumenthanteringssystem här.  Du kan även ladda ner vårt whitepaper om hur du gör en processkarta i Powerpoint eller Visio för RMT+.